Empresas pagam milhões pela má gestão de arquivos

Estudo do Ponemon Institute identificou que os pequenos negócios são os que mais gastam por pessoa para gerenciar dados não estruturados.

Companhias do mercado mundial estão pagando uma média de 2,1 milhões de dólares por ano como resultado da ineficiência do gerenciamento de sistemas direcionados a dados não estruturados, sendo que são os pequenos negócios os que mais pagam por funcionário. A comprovação vem de um estudo realizado pelo Instituto Ponemon a pedido da Novell.

O Ponemon mediu os custos do gerenciamento de dados em 100 empresas e gerou o relatório intitulado Compliance cost associated with the storage of unstructured information. O estudo identificou que o aumento de dados não estruturados, como e-mails, documentos, apresentações e planilhas está demandando sistemas de armazenamento e desafiando a conformidade.

A pesquisa verificou que as empresas de menor porte são mais sucetíveis a ter altos custos asssociados ao compliance para realizar o armazenamento de informações não estruturadas.

O custo médio nas organizações com menos de 5 mil funcionários é de 1,23 milhões de dólares, enquanto os gastos em empresas com mais de 75 mil colaboradores é de 2,71 milhões de dólares. Esse resultado indica que os pequenos negócios pagam seis vezes mais por empregado do que os grandes negócios.

Indústrias que necessitam de regulamentações fortes como as que atuam com serviços financeiros, produtos farmacêuticos, comunicações e saúde foram as que mais registraram custos elevados com compliance. Cada uma gasta uma média de 2,5 milhões de dólares anualmente.

Os custos de cumprimento mais caros associados ao armazenamento de informações não estruturadas incluem governança e atividades de auditoria interna. Juntas, essas atividades demandam um valor de cerca de 1,9 milhão de dólares anuais.

"Evidências sugerem que empresas permitem a implementação de tecnologias que reduzem a complexidade do gerenciamento de arquivos e podem, assim, diminuir os custos associados ao armazenamento de informações não estruturadas", afirma o presidente do Ponemon Institute, Larry Ponemon.

Sistemas automatizados de gestão de informações para controle de dados de acesso baseado em identidade podem ajudar a reduzir os custos, diz Ponemon. Com as mídias sociais ganhando importância nos negócios, os dados não estruturados vão aumentar consideravelmente.

Mas, de acordo com analistas do instituto de pesquisas Gartner, muitas organizações não contam ainda com políticas de compliance. Até o final de 2013, afirma um analista da consultoria, metade de todas as empresas vão produzir materiais baseados (e direcionados) nas mídias sociais. Com isso, as companhias precisam criar uma estratégia de govenança global para todas as aplicações e informações usadas nas plataformas de mídia social.

Fonte: Computerworld