Seu departamento de TI pode ter os funcionários mais brilhantes e ambiciosos. Os melhores. Mas isso não garante que o grupo será eficiente.
Como na maioria dos departamentos, há muitas causas para a ineficiência. E sintomáticas. O grupo de TI deve estar preparado para ajustar forças que, por vezes, estão fora do seu controle. As mudanças no modelo de negócios aumentaram a pressão sobre os CIOs, que já não podem mais errar na seleção de fornecedores ou terem dificuldades de entender o significado de ROI."A cada falha, é fácil detectar uma infinidade de causas potenciais", diz John Baschab, VP sênior de serviços de gestão da Technisource.
As quatro principais razões para a ineficiência da TI, diz Baschab, são: (1) turbulências na área de negócios da empresa, como a necessidade de rápido crescimento da receita ou uma fusão forçando uma maior demanda por TI; (2) seleção equivocada e uma fraca gestão dos fornecedores; (3) inexperiência de gestão ou uma gestão que afaste a equipe de TI das áreas de negócio; (4) e orçamento reduzido ou um gestor financeiro que não compreenda perfeitamente a relação custo/benefício da área.
Mas há bons remédios para cada uma delas. Baschab aponta cinco deles.
Melhorar a Gestão de TI
Um passo na melhoria da gestão de TI é formar um comitê diretivo de TI que atue como ponte entre os mundos de TI e as áreas de negócios. Este comitê seria composto normalmente por executivos internos com interesse em TI que também tenham influência dentro da empresa para promover mudanças necessárias.
"Na maioria das vezes o comitê é composto pelo presidente e seus subordinados diretos", diz Baschab, "mas também pode incluir outros líderes influentes dentro da empresa."
O comitê diretivo de TI deve servir como um CIO virtual" assessorando o CIO e resolvendo rapidamente os problemas entre as áreas de negócio e a TI. O comitê deve também ser responsável pela contratação do pessoal de gestão de TI, certificando-se de que os gerente sejam realmente gestores responsáveis por sua áreas não apenas um programador sênior, diz Baschab.
"Promover uma limpeza no organograma de TI é a melhor forma para começar", acrescenta. "Não deve haver caixas flutuantes e linhas pouco definidas de responsabilidade."
Ter disciplina no gerenciamento de projetos
CIOs precisam listar todos os projetos futuros, determinar claramente o ROI de cada projeto e em seguida priorizar todos os projetos por seu benefício para as áreas de negócios, diz Baschab.
É responsabilidade dos líderes de TI conhecer a real capacidade do departamento de TI e limitar o número de projetos abertos. "Não espere que a quantidade de projetos seja menor do que você quer, diz Baschab, mas "tenha certeza de que os projetos necessários serão realmente executados no tempo e dentro do orçamento previstos."
Gerenciar melhor os fornecedores
A receita para manter seus fornecedores na linha, diz Baschab, é insistir em contratos favoráveis e gerir agressivamente as relações após a compra feita.
Mais especificamente, você deve "determinar que os fornecedores entreguem o combinado e não minem os orçamentos de TI com taxas e prazos improdutivos e inflados", diz Baschab, que acrescenta que os gerentes de TI e CIOs não devem hesitar em abrir mão de fornecedores ruins, trocando-os por fornecedores melhores.
Ao negociar com um fornecedor, a TI deve exigir o melhor preço ou ameaçar abrir uma nova RFP (Request For Proposal). Também devem procurar se certificarem de como os fornecedores medem a satisfação do cliente.
"Experimente exigir um relatório de cada fornecedor, a cada trimestre, e mantê-los dentro de um padrão de entrega pré-definido", diz Baschab.
Melhorar a Gestão Fiscal e Orçamento
Cada líder de TI precisa ser capaz de explicar à diretoria qualquer irregularidade no orçamento, e ter uma compreensão clara da relação custos versus receitas.
"Os CIOs devem reconhecer que a maioria das empresas deve gerar 10 Reais em receita para cobrir cada Real gasto em TI", diz Baschab. E se esforçarem para serem vistos como executivos que zelam pela saúde financeira da empresa.
"Os CIOs devem se tornar um parceiro da equipe de gerência sênior, sugerindo formas de redução de custo global da empresa através do uso de TI", diz Baschab.
Promover a paz entre usuários de negócios e de TI
Um CIO deve fazer o possível para reduzir acusações entre os departamentos, diz Baschab. Membros do departamento de TI precisam caminhar lado a lado com os usuários de negócios e colaborar com eles regularmente. Se você não se envolver com os usuários de negócios, você não deve ser promovido, diz Baschab.
"A qualidade do relacionamento com os usuários de negócios deve ser parte do processo de avaliação e promoção para todos os membros da equipe de TI", diz ele.
Fonte: CIO Gestão
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