Como reduzir o estresse causado pelo excesso de tarefas?

Analisar quais assuntos consomem mais horas de trabalho e avaliar se eles estão alinhados aos objetivos é um dos caminhos
Por Epi Torres, CIO/EUA

A gestão do tempo é um dos desafios mais comuns que as pessoas enfrentam hoje no ambiente de negócios. Como CEO, eu lido com essa questão diariamente. Aliás, cada vez mais percebo que os diretores e gestores das organizações, em geral, precisam lidar com múltiplas atividades – muitas delas que fogem ao seu controle. E as demandas acabam consumindo mais tempo do que o previsto, o que gera uma ansiedade.

Como podemos lidar com o estresse causado por essa situação? Qual a maneira de encontrar tempo para conseguir cumprir todas as tarefas?

A primeira abordagem que sugiro é verificar na prática o que tem consumido seu tempo. Se for alguém organizado, pode olhar os registros na agenda das últimas semanas para analisar quais as situações que demandaram a maior parte das horas. Outra saída está em marcar todas as atividades nas próximas duas semanas, com o intuito de fazer essa mesma avaliação.

O próximo passo é identificar suas principais responsabilidades e objetivos para determinar quanto tempo você deveria gastar em cada tarefa. Esse exercício ajuda a visualizar se suas atividades cotidianas estão alinhadas com suas prioridades, ou não.

A segunda abordagem que sugiro é baseada em uma teoria que aprendi em um livro do Dr. Ichak Adizes. Na obra, ele identifica quatro perfis de gestores e que têm me ajudado a avaliar se a forma como gasto meu tempo é correta.

Adizes aponta que a equipe ideal deveria contemplar os quatro perfis diferentes de profissionais – os preocupados com prioridades, os que dão atenção ao foco, os que conseguem ter agilidade e os que gostam de processos.

Eu concordo com o autor que existe uma tendência das pessoas se adaptarem melhor a um desses perfis. No entanto, eu acredito que o executivo equilibrar melhor todas essas competências representa algo essencial. Em minha experiência, descobri que quando balanceamos as quatro competências nos tornamos mais produtivos.

Assim, segue um questionário que pode ajudar os executivos a avaliar como eles podem aproveitar melhor o tempo:

• Em que situação eu preciso ficar mais calmo?
• Em que situação eu preciso ser mais ágil?
• Em que situação eu preciso ter uma visão mais global?
• Em que situação eu preciso me focar em questões pontuais?
• Em que situação eu preciso focar em processos?
• Em que situação eu preciso focar em resultados?
• Em que situação eu preciso ser menos estruturado?
• Em que situação eu preciso ser mais estruturado?

Use essas questões na hora de definir regras, responsabilidades e objetivos e você conseguirá adequar melhor seu tempo e, por consequência, vai ficar menos estressado.

Fonte: CIO Gestão