A mudança do sistema de gestão deve partir de uma visão estratégica. Cinco perguntas podem orientar a decisão.Toda organização deve ter sua evolução amparada por uma estratégia. Por isso, pessoas, processos e tecnologia são pilares fundamentais no desenvolvimento de qualquer empresa, já que traçam o caminho da evolução. As pessoas precisam estar aptas a executar o trabalho de acordo com os processos estabelecidos. Quando capacitados e capazes de tomar as decisões certas para atender a estratégia, os funcionários garantem que o ciclo ganhe movimento e que possa ser reavaliado e melhorado sempre que necessário.
Com a análise dos processos é possível determinar o que pode atrapalhar ou auxiliar a estratégia da empresa e, principalmente, qual caminho facilita a troca de informações entre os setores.E a tecnologia, quando adequada ao momento da organização, funciona como facilitador inteligente que tem, como prioridade, acelerar e aumentar a segurança a precisão dos processos, que vão gerar informações necessárias para amparar a estratégia.
A mudança do sistema de gestão deve partir de uma visão estratégica, pois não existe a melhor ou pior tecnologia, e sim a mais adequada ao planejamento, processos e pessoas da organização. Com olhar na estratégia, é necessário avaliar se a tecnologia atual é capaz de suportar, nos médio e longo prazos, os processos necessários para sua execução. Se a resposta for positiva, a substituição não é necessária. Se a tecnologia atual não suportar a demanda, a estratégia pode ser prejudicada ao longo da execução do plano e coloca em risco a competitividade e o posicionamento de mercado.
Vamos focar nas empresas que têm o crescimento como objetivo. Por exemplo, se a estratégia indica que a meta é crescer 50% nos próximos dois anos por meio da criação de unidades de negócios, da abertura de fi liais em outros estados e do aumento da efi ciência de vendas, os gestores devem avaliar se a tecnologia irá apoiar as atividades, pois ela deve permitir a visualização e o controle de resultados por unidade e fi lial e a alteração dos processos de vendas para aumentar o fl uxo do negócio. Os funcionários devem ser treinados para preencher adequadamente as informações no sistema e podem ser necessárias contratações para suportar o novo posicionamento.
Se, em uma mudança como essa, o ERP não é alterado, a empresa pode ter de aumentar excessivamente o número de funcionários, devido à difi culdade de executar os processos por meio de uma tecnologia inadequada. Caso não faça contratações, os processos podem sofrer impacto. Como consequência, o sucesso da ação será comprometido.
Deve-se sempre olhar para o futuro e avaliar se, no cenário planejado, a tecnologia atual continuará sendo adequada e efi ciente ou se será necessário realizar alterações. Em algumas situações, o sistema de gestão pode ser apenas adaptado para atender à demanda que as mudanças estratégicas irão promover (quando a ferramenta possui escalabilidade sufi ciente); em outros, isso não é viável e deve ser substituído.
Mas como saber quando deve ser feita a mudança do ERP ou se ainda é possível dar sobrevida ao sistema atual? Cinco perguntas que podem orientar a decisão.
1. O ERP impedirá transações vitais?
O crescimento da empresa pode deixar as operações diárias complexas. A criação de processos, controles e departamentos exigem alterações no sistema. O ERP se torna o cérebro dessas mudanças, pois centraliza as principais operações e informações da empresa. Se um gestor não puder tomar decisões porque o sistema não disponibiliza dados estratégicos ou depende de muitas planilhas e controles manuais, é sinal de que modifi cações no ERP devem ser consideradas.
Mas várias pequenas mudanças podem transformar o sistema em uma colcha de retalhos. Remendado, ele não irá, necessariamente, impedir o crescimento ou a execução das estratégias. Mas a má conexão entre os programas pode causar instabilidade no ERP e deixá-lo vulnerável a erros, tanto do ponto de vista tecnológico, quanto do de negócios, já que pode comprometer a qualidade da informação que está no sistema, gerando decisões equivocadas. O novo ERP pode evitar esses erros.
2. A tecnologia está alinhada com a estratégia de crescimento da empresa?
O que mais vemos em veículos que cobrem o mundo empresarial são anúncios de lucros, lançamento de produtos e serviços, movimentações entre as empresas, compras, fusões, joint-ventures e fechamento de grandes contratos. Todos nós gestores sabemos que esses momentos são complicados, pois exigem atenção e dedicação de recursos financeiros e humanos.
Se sua empresa está passando por uma dessas situações, o ERP deve suportar os futuros processos que surgirão para que os erros sejam mínimos. Por isso, é importante o investimento na tecnologia. Mas, a escolha tem de facilitar as mudanças. Se os gestores têm planos de abrir capital na bolsa ou buscar investidores, ter um sistema de nível global, que garanta compliance, pode ser etapa de preparação, possibilitando maior segurança e informações precisas aos futuros investidores.
3. Os processos caberão na tecnologia atual?
Na execução da estratégia, o ERP precisa apoiar os novos processos e deve ser o facilitador de troca de informação entre as áreas. Porém, quando o sistema atende à demanda, algumas informações começam a ser passadas por fora e, pode ocorrer perdas de dados que deveriam ficar armazenados e, consequentemente, áreas correlacionadas trabalhando com informações erradas.
Na escolha do sistema, a empresa deve optar por fabricantes que investem em atualizações constantes com correções e inovações no sistema. Explico: o desenvolvimento das empresas, as movimentações do mercado e a exigência de novas leis fiscais no País demandam novos processos.
Por exemplo, por conta de SPED, SPED-Pis/Cofins, IFRS, Nota Fiscal Eletrônica etc, o fabricante deve desenvolver atualizações e disponibilizá-las o mais rápido possível para que a empresa atualize as atividades. Essa preocupação evita que multas sejam pagas e que outros prejuízos ocorram por atraso na adequação.
Alguns fabricantes também desenvolvem inovações que proporcionam benefícios e diferenciais competitivos para as empresas. É o caso do módulo que controla os contratos de venda e locação de propriedades, incluindo criação, atualização, renovação e encerramento de contratos entre outros, evita que o financeiro pague multas por atraso de pagamento das contas dos imóveis.
4. Quais os custos e benefícios em manter ou trocar de ERP?
Novos sistemas de gestão podem ter custos altos, pois incluem a compra de licenças e hardware, contratação de empresas de consultoria, treinamentos e disponibilidade de funcionários para atuar no projeto. Mas, muitas vezes, adequar o sistema atual pode sair mais caro que implementar um novo.
A quantidade de modificações necessárias pode significar dinheiro jogado fora, já que o sistema pode não ter escalabilidade suficiente para suportar os novos processos e, em pouco tempo, ter de ser substituído.
5. As pessoas estão preparadas para a nova tecnologia?
Novo ERP, nova cultura. É fato. Quando um sistema é implementado, os processos desenvolvidos pelos funcionários sofrem alterações. Por isso, deve-se incluir nos planos o tempo que toda a equipe, incluindo gerentes e diretores, terá de dedicar para se adequar aos processos e aprender formas de desenvolver o trabalhos.
É importante envolver os usuários e abrir um canal em que possam passar ideias e informações valiosas, evitando conflitos desnecessários no período de execução do plano estratégico. Com a conversa direta, aumentam as possibilidades dos funcionários se tornarem defensores dos novos sistema e cultura.
Devo destacar que nenhuma empresa é igual a outra. Mas esse diagnóstico, feito pelos próprios gestores, é o primeiro passo para essa grande mudança.
Fonte: CIO Gestão
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