Como reduzir o estresse causado pelo excesso de tarefas?

Analisar quais assuntos consomem mais horas de trabalho e avaliar se eles estão alinhados aos objetivos é um dos caminhos
Por Epi Torres, CIO/EUA

A gestão do tempo é um dos desafios mais comuns que as pessoas enfrentam hoje no ambiente de negócios. Como CEO, eu lido com essa questão diariamente. Aliás, cada vez mais percebo que os diretores e gestores das organizações, em geral, precisam lidar com múltiplas atividades – muitas delas que fogem ao seu controle. E as demandas acabam consumindo mais tempo do que o previsto, o que gera uma ansiedade.

Como podemos lidar com o estresse causado por essa situação? Qual a maneira de encontrar tempo para conseguir cumprir todas as tarefas?

A primeira abordagem que sugiro é verificar na prática o que tem consumido seu tempo. Se for alguém organizado, pode olhar os registros na agenda das últimas semanas para analisar quais as situações que demandaram a maior parte das horas. Outra saída está em marcar todas as atividades nas próximas duas semanas, com o intuito de fazer essa mesma avaliação.

O próximo passo é identificar suas principais responsabilidades e objetivos para determinar quanto tempo você deveria gastar em cada tarefa. Esse exercício ajuda a visualizar se suas atividades cotidianas estão alinhadas com suas prioridades, ou não.

A segunda abordagem que sugiro é baseada em uma teoria que aprendi em um livro do Dr. Ichak Adizes. Na obra, ele identifica quatro perfis de gestores e que têm me ajudado a avaliar se a forma como gasto meu tempo é correta.

Adizes aponta que a equipe ideal deveria contemplar os quatro perfis diferentes de profissionais – os preocupados com prioridades, os que dão atenção ao foco, os que conseguem ter agilidade e os que gostam de processos.

Eu concordo com o autor que existe uma tendência das pessoas se adaptarem melhor a um desses perfis. No entanto, eu acredito que o executivo equilibrar melhor todas essas competências representa algo essencial. Em minha experiência, descobri que quando balanceamos as quatro competências nos tornamos mais produtivos.

Assim, segue um questionário que pode ajudar os executivos a avaliar como eles podem aproveitar melhor o tempo:

• Em que situação eu preciso ficar mais calmo?
• Em que situação eu preciso ser mais ágil?
• Em que situação eu preciso ter uma visão mais global?
• Em que situação eu preciso me focar em questões pontuais?
• Em que situação eu preciso focar em processos?
• Em que situação eu preciso focar em resultados?
• Em que situação eu preciso ser menos estruturado?
• Em que situação eu preciso ser mais estruturado?

Use essas questões na hora de definir regras, responsabilidades e objetivos e você conseguirá adequar melhor seu tempo e, por consequência, vai ficar menos estressado.

Fonte: CIO Gestão

Como fazer o seu tempo render mais

Na correria entre reuniões e decisões, os empreendedores precisam saber organizar o tempo para o negócio render mais
Por Priscila Zuini, da Exame.com

Empresa, família, saúde, amigos. Os empreendedores sabem que conciliar a vida pessoal com as tarefas de uma pequena empresa exige dedicação e tempo. Apesar da rotina ser semelhante a de um executivo, há sempre uma carga maior de responsabilidade de fazer o negócio dar certo e liderar a equipe.

Para muitos, o ideal seria que o dia tivesse algumas horas a mais. “Tem algumas pessoas que querem mudar o relógio. Tem mil formas de utilizar as horas, mas não tem como esticar nem encolher esse tempo”, explica Flávia Lippi, coach do Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL).

Organizar-se é o primeiro passo para conseguir dar conta de todas as tarefas do dia, sem desespero. “Todos nós estamos sendo massacrados com a ideia de alta performance, ganho de tempo e felicidade como extremamente necessários para viver. Será que toda essa cobrança não tira o foco do que é necessário para nós mesmos”, questiona Flávia.

Além dos vários compromissos diários, Flávia defende que o tempo passa mais rápido quando há estresse. “A cobrança por automotivação, felicidade e sucesso é a fórmula perfeita para ter estresse”, diz.

Para ela, perseguir ideais de pessoas bem sucedidas pode ser um erro. “O empreendedor tem que tentar se motivar com aquilo que ele acha que é bom, ser feliz a sua medida e ele mesmo determinar o que é o sucesso”, diz. Veja as dicas da coach para conseguir fazer o seu tempo render ainda mais.

1. Tenha foco

O caminho para uma melhor administração do tempo é organizar-se e ter um foco próprio. “Ele precisa se questionar como se tornar uma pessoa mais focada naquilo que deseja e pensa que é importante”, explica. A dica é dedicar um pouco mais de tempo ao planejamento do seu negócio. “O empreendedor tem características muito fortes de querer executar o que sonhou, mas não planeja e, por isso, perde tempo”, diz.

2. Escolha uma agenda

Na área mais prática, é imprescindível ter uma agenda para visualizar o dia e conseguir se programar com antecedência. “Tenha uma agenda eletrônica que ajuda a organizar, tem lembretes e até apita para lembrar o que fazer”, diz.

3. Não tenha mais que 8 metas

A especialista sugere que o empreendedor defina oito grandes metas por ano. “A nossa memória é seletiva e o cérebro tem alguns gaps. Se você colocar mais de oito grandes metas para serem cumpridas, vai esquecer ou deixar de fazer”, diz. Anote estas metas na agenda e não se esqueça de incluir previsões pessoais. “Essas metas precisam estar bem definidas. Por exemplo, se for tirar férias em julho, já anote isso. Assim, o compromisso vai ocupar aquele dia da sua agenda e fazer com que você cumpra”, ensina. Estas metas devem ter prazo de validade, ou seja, uma data concreta para serem atingidas.

4. Faça a tabela do tempo

Uma forma de ajudar a entender como o tempo está sendo gasto – e onde ele está sendo perdido – é colocar no papel aquilo que tem feito. “Isso ajuda a descobrir se você faz o que determinou para sua vida com seu tempo, e o cérebro tem mais facilidade quando vê a coisa no papel”, diz.

A ideia é fazer uma tabela que indique suas tarefas, como no exemplo abaixo, tanto pessoais como profissionais, e anotar o tempo gasto e quais seriam os tempos ideal e possível para realizar aquilo. Tente listar no mínimo cinco missões muito importantes, como tempo gasto com planejamento, administração e até gestão de pessoas. “Se você quer ver que a empresa cresça 30%, mas passa 70% do tempo com atividades pessoais, não vai dar certo”, explica.

Missões	Tempo gasto	Tempo Ideal	Tempo Possível
Tarefa 1	5 horas	3 horas	3 horas
Tarefa 2	30 minutos	1 hora	30 minutos
Tarefa 3	3 horas	2 horas	2 horas
Tarefa 4	4 horas	5 horas	3 horas
Tarefa 5	2,5 horas	2 horas	1,5 hora

Fonte: EXAME.com

Como ter tempo para a educação continuada e o desenvolvimento da carreira

Quatro profissionais de TI dão sete dicas para ajudá-lo a cuidar de seu próprio desenvolvimento profissional.
Por Meridith Levinson, CIO/EUA

No início de sua carreira em TI, Gerry Halmagyi teve a sorte de ter um gerente que realmente se preocupava com ele a ponto de dar conselhos sobre a importância da educação continuada.

"Nunca pense que qualquer empresa vá se preocupar com o desenvolvimento da sua carreira em geral", Halmagyi lembra do gerente ter dito. "Você é o responsável pela sua carreira. Você deve manter-se permanentemente atualizado."

Halmagyi, um veterano de 20 anos da indústria de TI, diz que aceitou o conselho de coração, e por anos perseguiu certificações e desenvolvimento profissional financiados por conta própria e em seu tempo livre. Eventualmente, enquanto estava trabalhando como diretor de na ConocoPhillips, a rotina diária chegou a impedir que dedicasse mais tempo às suas atividades de educação continuada.

Em 2007, preocupado com uma possível demissão da ConocoPhillips, Halmagyi fez um balanço de sua carreira. Perguntou a si mesmo quais seriam as competências que ele deveria ter e qual o valor que ele teria para o seu próximo empregador, caso perdesse o emprego e precisasse se candidatar a outro.

"Percebi que estava em risco se a demissão ocorresse", diz Halmagyi. "Tinha me tornado complacente com a minha carreira e o meu desenvolvimento pessoal. Me permiti ser aprisionado na inércia do dia-a-dia de trabalho. Parei de pensar sobre a direção que gostaria de dar à minha carreira e como chegaria lá. Decidi que precisava assumir a responsabilidade e ser mais ativo a respeito da minha própria carreira."

Equilibrar vida pessoal e o de desenvolvimento da carreira

Ter empregos de tempo integral, combinados muitas vezes com responsabilidades familiares, evita que muitos profissionais de TI possam investir na educação continuada e em programas de desenvolvimento profissional que precisariam para continuarem a ser relevantes para a indústria de TI e um mercado de trabalho altamente competitivo. Profissionais de TI que não encontram tempo para ter aulas, estudar por conta própria, investir em certificações ou perseguir uma graduação mais avançada correm o risco de se tornarem obsoletos.

"Se você quiser avançar em sua carreira e se dar bem profissionalmente, a educação é um requisito importante", diz John Hally, engenheiro sênior de rede e de segurança da EBSCO Publishing, provedora de bancos de dados de pesquisas e de ebooks para bibliotecas, instituições médicas e de governo. Hally vem tendo aulas sobre segurança da informação há 12 anos. Atualmente cursa o mestrado em engenharia de segurança do SANS Technology Institute, instituição sem fins lucrativos de ensino que oferece cursos avançados de gestão da segurança e de engenharia.

"É um investimento importante", acrescenta Hally, que trabalhou para a EBSCO por 19 anos. "Prefiro investir em mim do que em um fundo mútuo, especialmente diante do comportamento da economia nos últimos seis anos."

A educação continuada é um componente muito importante nos planos de carreira dos profissionais de TI porque os expõe a novas idéias, novas tecnologias, novos processos e metodologias. E os ajuda a se destacarem diante do recrutadores e futuros empregadores.

"Quando um gerente ou um recrutador está avaliando o seu currículo e vê que você já deu aulas, ganhou certificações e perseguiu graduações avançadas, vê também que você tem deidicado tempo para desenvolver o seu conhecimento e a sua carreira", diz Bonnie Diehl, diretora do SANS Technology Institute. "Isso mostra vontade de aprender e melhorar, e é algo realmente positivo."

Halmagyi, Hally e o consultor de gerenciamento de projetos Andy Maxymillian oferecem sete dicas para ajudá-lo a abrir espaço na sua agenda, já super agitada, para a educação continuada.

1. Comece pequeno

Pensar que precisarão dedicar várias horas por semana ao estudo auto-dirigido ou às aulas de um programa de certificação ou de um curso de pós-graduação impede que alguns profissionais de TI comecem a investir na sua educação

"Não se preocupe em ter tempo suficiente", diz Andy Maxymillian, co-fundador da Blue Wing Services, uma empresa de gestão de projetos e consultoria especializada em serviços de comunicações para segurança pública. "Reserve um pouco de tempo, mesmo que sejam apenas alguns minutos por dia."

Dedicar apenas 10 minutos por dia para ler um livro pode dar o impulso necessário para continuar e, eventualmente, realizar mais. Atingir seu objetivo de obter uma certificação ou concluir uma aula on-line pode demorar um pouco mais, mas se você for disciplinado acabará por chegar lá.

2. Estabeleça uma meta. Estabeleça um plano de ação.

Quando Halmagyi decidiu que queria ter certificação PMP, estabeleceu uma meta para o exame: dois meses depois daquela data. Em seguida, estabeleceu um plano de estudo para se preparar: iria estudar de duas a três horas uma noite por semana e outras três a quatro horas no fim de semana. "Ao longo do caminho, se um contratempo impedisse o plano de estudo ou se, ao fim, ainda não estivesse confiante o suficiente, bastaria esticar um pouco a data do exame."

3. Corte algumas folgas, não todas

Não pense que você terá que estudar todos os dias ou até mesmo todas as semanas. Se precisar ter alguns dias ou algumas semanas de folga, não desista, diz Maxymillian.

"Em alguns momentos você simplesmente não terá tempo ou energia para pegar o livro", diz ele. "Se você perder uma semana, se você perder alguns dias, tudo bem. Foi o que me permitiu seguir adiante quando eu ficava desanimado por não ter tocado no PMBOK durante a semana. É a vida. Basta pegar onde você parou e continuar."

4. Prossiga em seu próprio ritmo

Maxymillian começou a preparação para o exame PMP em 2001. Só fez a prova para ganhar a certificação em 2004, porque teve muitas atribuições nos três anos seguintes: era recém-casado, estava dando consultoria em um grande projeto que o obrigou a trabalhar 60 horas por semana, ele e sua esposa estavam construindo sua própria casa e, ainda por cima, tiveram um bebê.

Se você está buscando uma certificação ou tentando obter graduação avançada, o ponto é: você não tem que fazê-lo em seis meses ou até um ano. Vá no seu próprio ritmo.

5. Aproveite o tempo de viagem

Halmagyi, que recentemente perdeu seu emprego na ConocoPhillips, quando a empresa decidiu fechar a refinaria onde trabalhava, conta que costumava viajar muito. Usou todo o tempo que passou em aviões e nos aeroportos para ler e se preparar para os exames de certificação, tais como o Project Management Institute's Project Management Professional (PMP) e a certificação ISACA.

Maxymillian ainda ouviu CDs com aulas de gestão com base no PMBOK em seu carro durante os 80 minutos que levava para se deslocar de casa para o trabalho, três dias por semana, e à noite, lia sobre o que ouviu durante o dia.

6. Transforme o seu desenvolvimento profissional em algo divertido

O desenvolvimento profissional não se limita apenas às aulas e às conquistas de credenciais. Profissionais de TI podem aumentar a sua compreensão do negócio e de tendências e conceitos tecnológicos participando de conferências e eventos. Halmagyi considera sua participação em diversas organizações profissionais, como a Society for Information Management parte do seu desenvolvimento profissional e do investimento em sua educação continuada. As conferências, almoços e reuniões promovidos por essas organizações de desenvolvimento profissional permitem a Halmagyi se conectar e aprender com seus pares.

7. Obtenha o apoio de seus chefes

Hally diz que seu empregador e seu chefe imediato têm apoiado seus objetivos educacionais. Seu empregador oferece reembolso de matrícula, diz ele, e seu chefe escreveu uma carta de recomendação quando ele se matriculou em um programa de mestrado. Hally diz que o apoio da EBSCO tem sido a chave para sua educação continuada.

A EBSCO, por sua vez, tem apoiado Hally porque tem se beneficiado em várias ocasiões do conhecimento adquirido pelo funcionário em seus estudos.

Fonte: CIO Carreira

O caminho para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Sugestões de especialista têm o objetivo de reduzir a tensão presente em todos os níveis das organizações
Por Redação Administradores

A harmonia no dia a dia dos profissionais, aliando objetivos de carreira e pessoais de maneira saudável, é uma característica essencial para uma melhor qualidade de vida. Diante disso, com o intuito de auxiliar profissionais a se tornarem mais realizados e utilizarem mais a assertividade em suas vidas, o médico Alberto García-Francos, CEO da empresa Albenture, ao lado de sua equipe, elaborou 11 dicas, que são listadas abaixo.

1. Faça uma lista com suas habilidades e deficiências
A primeira coisa a se fazer é uma lista com o que o indívíduo pensa que são suas maiores habilidades, qualidades e deficiências. É aconselhável ouvir amigos, familiares, colegas de trabalho e até os chefes.

2. Faça uma lista com seus objetivos pessoais e profissionais
Refletir sobre o que é realmente importante para si, na sua vida pessoal e no trabalho. No quesito profissional é importante uma lista com seus objetivos econômicos, suas tarefas preferidas e cargos que o indivíduo gostaria de ocupar e que poderiam ajudar a alcançar seus objetivos. É imprescindível determinar que habilidades e conhecimentos são necessários para qualificá-lo para posições desejadas.

3. Cruze habilidades e objetivos
O próximo passo é cruzar as duas listas elaboradas. É necessário verificar se as habilidades atuais permitiriam o profissional ocupar os cargos almejados. É fundamental observar que habilidades e conhecimentos precisam ser desenvolvidos, conversando, novamente, com pessoas que o conheçam bem, tanto na vida profissional quanto pessoal. Nunca se esquecendo que se deve buscar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para a verdadeira realização.

4. Tome a primeira decisão
Decidir o objetivo é o grande segredo, compartilhando-o com as pessoas mais próximas. O apoio delas é muito importante para o sucesso.

5. Prepare um plano de ação
O plano de ação deve determinar os objetivos a serem alcançados, as habilidades e conhecimentos que deve desenvolver, onde a pessoa se encontra hoje, as ações que devem ser tomadas e os prazos bem determinados.

6. Energize-se, a sua motivação é que lhe dará forças para alcançar os objetivos
Analisar qual a sua motivação para alcançar os objetivos e mudanças que tanto almeja é imprescindível, assim como encontrar o que realmente o move para agir e também aquelas justificativas que o fazem não agir. O autoconhecimento permite explorar os motivadores das mudanças, mas especialmente, irá preparar o indivíduo para lutar contra eventuais obstáculos que dificultam a consolidação do novo caminho.

7. Busque aliados
É importante um mentor em sua empresa. Alguém que valorize o seu trabalho e possa apoiar o profissional no caminho traçado. Ele precisa saber de seus planos e objetivos. O indivíduo precisa buscar apoios também na vida pessoal. Amigos que queiram realmente ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

8. Escolha o dia para começar
É de extrema importância fixar uma data para iniciar o novo caminho.

9. Assuma o compromisso e comece a executar teu plano de ação
Depois de tudo planejado, é fundamental assumir o compromisso consigo mesmo. Seguir planos para alcançar os objetivos. Compartilhando esses compromissos com as pessoas mais próximas, que vão ajudar a realizá-los.

10. Celebre tuas vitórias
A pessoa precisa se dar um presente acada etapa cumprida, pensando em algo que realmente lhe faz feliz. Algo que seja realmente um estímulo.

11. Confirme sempre a sua rota
O plano de ação é como um mapa de corrida. É importante observar onde o profissional se encontra em cada momento e se está indo na direção correta. Revisar seus planos sempre que necessário, reforçar sua motivação recordando os motivos que o levaram a assumir os compromissos, assim como os resultados futuros, são fundamentais. Sem esquecer, nunca, que mudanças de rotas são necessárias.

Fonte: Administradores.com